HORTUS Digital privātuma politika

Mums ir svarīga Jūsu personas datu aizsardzība, tādēļ mēs esam izstrādājuši šo Privātuma politiku (turpmāk – Politika), lai pārredzamā veidā nodrošinātu godprātīgu un likumīgu Jūsu personas datu apstrādi un informētu Jūs par tiesībām un pienākumiem saistībā ar Jūsu personas datu apstrādi.

1. Privātuma politikas mērķis un darbības joma

1.1. Šīs Politikas mērķis ir sniegt fiziskajai personai – Datu subjektam (turpmāk – Datu subjekts vai Jūs) informāciju par personas datu apstrādes mērķi (nolūku), tiesisko pamatu, apstrādes apjomu un apstrādes termiņu mūsu kā Pārziņa veiktajām personas datu apstrādēm, nodrošinot personas datu apstrādi Jums kā Datu subjektam pārredzamā veidā.

1.2. Privātuma politika izstrādāta, ņemot vērā Eiropas Parlamenta un Padomes (ES) 2016.gada 27.aprīļa Regulu 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (turpmāk – Regula), Fizisko personas datu apstrādes likumu un citus piemērojamos normatīvos aktus privātuma un fizisko personu personas datu apstrādes un aizsardzības jomā.

1.3. Šī Politika ir attiecināma uz fizisko personu datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā formā un/vai vidē fiziskā persona sniedz personas datus (ienākot teritorijā un/vai telpās, telefoniski, mutvārdos, pa pastu, e-pastu, u.tml.) un kāds ir personas datu ieguves avots, tāpat neatkarīgi no tā kādās Pārziņa sistēmās (audio, tīmekļa vietnē, u.tml.) tie tiek apstrādāti.

1.4. Ņemot vērā, ka uzņēmums pastāvīgi attīsta savu darbību un pilnveidojas, mēs laiku pa laikam varam mainīt un papildināt šo privātuma politiku. Ja tiks atjaunināta (aktualizēta) šī Politika, grozījumi šajā Politikā stājas spēkā, paziņojumos par izmaiņām šajā Politikā, norādītajā datumā. Lai nodrošinātu pārredzamu un godprātīgu datu apstrādi, Politikas aktuālā redakcija tiks izvietota Pārziņa tīmekļa vietnē http://www.hortusdigital.com/ sadaļā privātuma politika un Pārziņa birojā vai struktūrvienībā. Pārzinis saglabā Privātuma politikas iepriekšējās redakcijas un tās ir pieejamas sazinoties ar mums.

2. Informācija par Pārzini un kontaktinformācija

2.1. Šajā Privātuma politikā noteiktās personas datu apstrādes pārzinis ir SIA “Hortus Digital” (vienotais reģ.nr. 40003513478, kontaktinformācija: Gunāra Astras iela 8b, Rīga, LV-1082, tel. 67339292, e-pasta adrese: gdpr@hortusdigital.com, tīmekļa vietne: www.hortusdigital.com).

3. Kā Jūs tiksiet informēts par Jūsu personas datu apstrādi

3.1. Lai veicinātu pārskatāmu datu apstrādi, Pārzinis savā darbībā informē un izskaidro, kādi personas dati tiek apstrādāti, veicot Pārziņa saimniecisko darbību, un kā tie tiks izmantoti. Minētā informācija ir sniegta šajā Privātuma politikā.

3.2. Apstrādājot personas datus mērķiem, kas nav norādīti šajā Privātuma politikā, kā arī lai precizētu informāciju par datu apstrādes individuālajiem nosacījumiem, Pārzinis var informēt Jūs kā datu subjektu atsevišķi (piemēram, Pārzinim izvietojot paziņojumus e-pasta sūtījumos vai organizējot konkursus Pārziņa administrēto sociālo tīklu platformās vai tīmekļa vietnē). Tāpat informāciju Jums var sniegt arī Pārziņa personāls, to izskaidrojot mutiski, vai lūdzot iepazīties ar noteiktos dokumentos norādītu informāciju.

4. Personas datu apstrādes nolūki (mērķi)

Pārzinis veicot savu komercdarbību ir noteicis, ka tam ir vairāki personas datu apstrādes mērķi (nolūki) ar kuriem aicinām iepazīties atsevišķi:

4.1. Personas datu apstrāde personāla atlases un Pārziņa leģitīmo interešu nodrošināšanai

Kādus personas datus apstrādā Pārzinis?

Personas datu kategorijas, ko apstrādā Pārzinis, ir atkarīgas no Datu subjekta iesniegtajiem personu datiem Pārzinim.

• Visa informācija, kas ir iekļauta Datu subjekta iesniegtajā CV (piemēram: vārds, uzvārds, dzimšanas dati, dzīvesvietas adrese, darba un studiju/mācību gaitas, valodu zināšanas un to pielietojums, papildu zināšanas/prasmes, intereses/hobiji, tālruņa numurs, e-pasta adrese, fotogrāfija vai cita Datu subjekta identificējoša informācija), vienlaicīgi, Pārzinis aicina Jūs kā kandidātu iesniegt tikai tādu informāciju, kas apliecina Jūsu profesionālās spējas.
• Visa informācija, ko Jūsu būsiet iekļāvis Jūsu iesniegtajā pieteikuma vēstulē vai pievienojis kā tā pielikumus.
• Informācija no personām, kas ir sniegušas atsauksmes par Jums (ja Jūs esat nepārprotamā veidā atļāvis sazināties ar attiecīgajām personām).
• Gadījumā, ja Jūs tiksiet uzaicināts uz darba interviju, darba intervijas laikā Jūsu sniegtā informācija, aizpildītie testi un citi pārbaudes darbi.

Kāds ir personas datu apstrādes tiesiskais pamats?

Personas dati tiks apstrādāti Pārziņa personāla atlasei un tiesisko interešu nodrošināšanai. Personas datu apstrādes tiesiskais pamats var atšķirties:

• Pārzinis ir tiesīgs apstrādāt Jūsu personas datus, jo Jūs, izsakot vēlmi kandidēt uz izsludināto vakanci, esat izteicis vēlmi noslēgt ar Sabiedrību līgumu (Regula 6.panta 1.punkta b) apakšpunkts).
• Ja Jūs esat izteicis savu vēlmi kandidēt uz nākotnes vakancēm, Pārzinis turpinās Jūsu personas datu apstrādi, pamatojoties uz Jūsu piekrišanu (Regulas 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts).
• Pārzinim ir tiesiska interese apstrādāt Jūsu CV un/vai pieteikumu, lai nodrošinātos ar pierādījumiem par personāla atlases procesa tiesisku norisi (Regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts).

Kāds ir personas datu apstrādes laika posms?

• Visa informācija tiks glabāta ne ilgāk kā sešus mēnešus no brīža, kad noslēdzies konkrētais atlases process.
• Ja esat piekritis kandidēt uz nākotnes vakancēm – termiņš nepārsniedz vienu gadu no piekrišanas saņemšanas brīža.
• Ja Pārzinis saņem sūdzību par personāla atlases procesu, informācija tiks saglabāta līdz galīgā noregulējuma spēkā stāšanās brīdim.

Pēc glabāšanas laikposma beigām, personas dati tiks neatgriezeniski dzēsti.

Kurš piekļūst informācijai un kam tā tiek izpausta?

Personas datu saņēmēji var būt Pārziņa pilnvaroti darbinieki, atbilstoši savos darba pienākumos noteiktajam apjomam. Gadījumā, ja tiek saņemta sūdzība, informācija var tikt nodota juridisko pakalpojumu sniedzējiem, tiesībsargājošajām vai uzraugošajām iestādēm, kā arī tiesai.

Personas datus nav paredzēts nodot saņēmējiem ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas ekonomiskās zonas valstīm.

4.2. Personas datu apstrāde Pārziņa saimnieciskās darbības nodrošināšanai, līgumu noslēgšanai un līgumsaistību izpildei, Pārziņa leģitīmo interešu nodrošināšanai

Kādus personas datus apstrādā Pārzinis?

Personas datu kategorijas ir atkarīgas no konkrētās situācijas un Pārziņa veiktajām saimnieciskajām darbībām. Pārzinim ir pienākums un tiesības apstrādāt Jūs identificējošo informāciju (vārds, uzvārds, personas kods, kontaktinformācija) un cita svarīga papildus informācija. Saņemot Pakalpojumus, tiek apstrādāti Jūsu personas dati atbilstoši starp Pusēm noslēgtajam līgumam, kā arī maksājuma informācija (bankas konts, informācija par kredītiestādi, veiktie maksājumi un saņemtie pakalpojumi).

Kāds ir personas datu apstrādes tiesiskais pamats?

• Regulas 6.panta 1. punkta b) apakšpunkts – apstrāde ir vajadzīga līguma izpildei vai pasākumu veikšanai pirms līguma noslēgšanas.
• Regulas 6.panta 1.punkta c) apakšpunkts – apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz pārzini attiecināmu juridisku pienākumu.
• Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunkts – apstrāde ir vajadzīga pārziņa vai trešās personas leģitīmo interešu ievērošanai.

Kāds ir personas datu apstrādes laika posms?

Pārzinis ievēro speciālos normatīvos aktus, kas nosaka pienākumu saglabāt atsevišķus datus (piemēram, Likums par grāmatvedību nosaka pienākumu glabāt informāciju par darījumiem piecus gadus). Pakalpojumiem ar garantijas termiņu informācija tiks glabāta visu pakalpojuma sniegšanas laiku un ievērojot noilgumu darījumu prasījumiem.

Pēc glabāšanas laikposma beigām, personas dati tiks neatgriezeniski dzēsti.

Kurš piekļūst informācijai un kam tā tiek izpausta?

Personas datu saņēmēji var būt Pārziņa pilnvaroti darbinieki, grāmatvedības vai juridisko pakalpojumu sniedzēji, audita pakalpojumu sniedzēji.

Personas datus nav paredzēts nodot saņēmējiem ārpus Eiropas savienības vai Eiropas ekonomiskās zonas valstīm.

Pārzinim ir pienākums sniegt informāciju par apstrādātajiem personas datiem tiesībsargājošām iestādēm, tiesai vai citām valsts un pašvaldības iestādēm, ja tas izriet no normatīvajiem aktiem.

4.3. Ienākošās un izejošās komunikācijas (e-pasta, WhatsApp, Skype, pasta vēstules) saglabāšana un uzskaite, lai nodrošinātu līgumsaistību izpildi un Pārziņa leģitīmo interešu nodrošināšanu

Kādus personas datus apstrādā Pārzinis?

Izmantojot dažādo iespēju sazināties ar Pārzini (tālruni, e-pastu, pastu, tīmekļa vietnē, Skype, WhatsApp), tiks saglabāta rakstveida informācija, kas saistīta ar konkrēto vēstuli, sūdzību vai ierosinājumu un tajā atspoguļoto informāciju, kā arī komunikācijas saturs, laiks un informācija par izmantoto komunikācijas rīku.

Kāds ir personas datu apstrādes tiesiskais pamats?

Informācijas saglabāšana par komunikācijas faktu un saturu tiek veikta, pamatojoties uz Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunktu – Pārziņa un trešo personu leģitīmo interešu nodrošināšanai.

Kāds ir personas datu apstrādes laika posms?

Pārzinis attiecīgo informāciju glabās periodu, kas nepārsniedz piecus gadus, ja vien attiecīgo informāciju nevajadzēs izmantot Pārziņa tiesisko interešu nodrošināšanai ilgāku laiku.

Pēc glabāšanas laikposma beigām, personas dati tiks neatgriezeniski dzēsti.

Kurš piekļūst informācijai un kam tā tiek izpausta?

Personas datu saņēmēji var būt Pārziņa pilnvarotie darbinieki, juridisko pakalpojumu sniedzēji, tiesībsargājošās, kontrolējošās un uzraugošās institūcijas.

Personas datus nav paredzēts nodot saņēmējiem ārpus Eiropas savienības vai Eiropas ekonomiskās zonas valstīm.

4.4. Pārziņa un tā sadarbības partneru organizēto pasākumu norišu dokumentu, foto un video arhīvu saglabāšana un publiskošana Pārziņa tīmekļvietnē, plašsaziņas līdzekļos un sociālajos tīklos ar mērķi popularizēt un veicināt Pārziņa un tā pārstāvēto zīmolu atpazīstamību

Kādus personas datus apstrādā Pārzinis?

Pārziņa un tā sadarbības partneru organizētajos pasākumos (publiskās izstādēs, apmācībās, mārketinga un sabiedrisko attiecību pasākumos, preču akcijās un loterijās), kur tiek veikta pasākuma apmeklētāju foto un video ierakstu veikšana, dalībnieku interviju ierakstīšana. Pasākuma apmeklētāju foto un video attēli var tikt apstrādāti, saglabājot tos Pārziņa arhīvos, izvietojot tīmekļa vietnē, sociālajos tīklos un citos informatīvajos un/vai mārketinga materiālos.

Kāds ir personas datu apstrādes tiesiskais pamats?

Personas datu apstrāde tiek veikta, pamatojoties uz Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunktu – Pārzinim ir leģitīma interese atspoguļot tā organizētos pasākumus, tādejādi nodrošinot atpazīstamību un popularizēšanu.

Pārzinis neliedz jebkuram no datu subjektiem jebkurā laikā sazināties, lai iebilstu pret datu apstrādi.

Kāds ir personas datu apstrādes laika posms?

Pārzinis plāno glabāt iegūto informāciju pastāvīgi.

Kurš piekļūst informācijai un kam tā tiek izpausta?

Iegūtie materiāli būs publiski pieejami. Personas datu saņēmēji var būt Pārziņa pilnvaroti darbinieki, Apstrādātāji, tiesībsargājošās, kontrolējošās un uzraugošās institūcijas.

Attiecībā uz personas datiem elektroniskajā vidē, Pārzinis informē, ka tā izvēlētie Apstrādātāji (google.com, facebook.com, YouTube, u.tml.) darbojas ārpus Eiropas savienības un Eiropas Ekonomiskās zonas dalībvalstīm.

4.5. Klientu, potenciālo klientu un sadarbības partneru informēšanas platforma sociālajos tīklos, ar mērķi informēt par svarīgiem jaunumiem Pārziņa darbībā, tirdzniecības jaunumiem, akcijām un Pārziņa leģitīmo interešu ievērošanu, kā arī komerciālo un informatīvo paziņojumu nosūtīšana

Kādus personas datus apstrādā Pārzinis?

Ja esat piekrituši saņemt komerciālus paziņojumus, tad nosūtīšana tiks veikta uz Jūsu e-pasta adresi, uzrunājot Jūs vārdā, uzvārdā un Jūsu pārstāvētā uzņēmuma nosaukumu. Ja esat izvēlējušies sekot sociālajos tīklos, mēs varam Jūs uzrunāt izmantojot sociālo tīklu platformas. Pārzinis pirms komerciālo sūtījumu nosūtīšanas var veikt analīzi par līdzšinējo sadarbību.

Kāds ir personas datu apstrādes tiesiskais pamats?

• Jūsu piekrišana (Regulas 6. panta 1. punkta a) apakšpunkts) – Jums ir tiesības jebkurā laikā atsaukt savu piekrišanu.
• Pārziņa leģitīmā interese sniegt informāciju par pakalpojumiem un produktiem (Regulas 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts).

Kāds ir personas datu apstrādes laika posms?

Pārzinis ņem vērā:

• vai personas datu glabāšanās termiņš ir noteikts normatīvajos aktos;
• kādu periodu datus nepieciešams glabāt Pārziņa vai trešās personas leģitīmo interešu realizācijai;
• kamēr nav atsaukta personas sniegtā piekrišana.

Dodot savu piekrišanu, Jūsu personas dati tiks apstrādāti līdz Jūsu piekrišanas atsaukšanai.

Kurš piekļūst informācijai un kam tā tiek izpausta?

Personas datu saņēmēji var būt Pārziņa pilnvaroti darbinieki, mārketinga pakalpojumu sniedzēji un citi apstrādātāji. Gadījumā, ja tiek saņemta sūdzība, informācija var tikt nodota tiesībsargājošajām vai uzraugošajām iestādēm, kā arī tiesai.

5. Vispārējā informācija par datu subjekta tiesībām

Kā tiks informēts datu subjekts par viņa personas datu apstrādi?

Datu subjekts par šajā Politikā norādītajām personas datu apstrādēm tiek informēts, izmantojot daudzlīmeņu pieeju, kurā ietilpst tādas metodes kā šīs Politikas izvietošana Pārziņa mājas lapā, kā arī atsevišķos gadījumos paziņojumu veidā datu ievākšanas laikā.

Kādas ir manas kā datu subjekta tiesības?

• Datu subjektam ir tiesības pieprasīt Pārzinim piekļuvi saviem personas datiem un saņemt precizējošu informāciju par to, kādi personas dati ir Pārziņa rīcībā, kādiem nolūkiem Pārzinis apstrādā šos datus, personas datu saņēmēju kategorijas, informāciju par glabāšanas laikposmu.
• Ja Datu subjekts uzskata, ka informācija ir novecojusi, neprecīza vai nepareiza, Datu subjektam ir tiesības prasīt savu personas datu labošanu.
• Datu subjektam ir tiesības prasīt savu personas datu dzēšanu vai iebilst pret apstrādi, ja dati apstrādāti nelikumīgi vai vairs nav nepieciešami (tiesības “tikt aizmirstam”).
• Personas dati nevar tikt dzēsti, ja apstrāde ir nepieciešama:
  • lai aizsargātu Datu subjekta vai citas fiziskas personas vitāli svarīgas intereses;
  • lai Pārzinis vai trešā persona celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgās intereses;
  • saskaņā ar Pārzinim saistošiem normatīvajiem aktiem.
• Datu subjektam ir tiesības prasīt personas datu apstrādes ierobežošanu, ja:
  • Datu subjekts apstrīd personas datu precizitāti;
  • apstrāde ir nelikumīga un Datu subjekts iebilst pret dzēšanu;
  • Pārzinim dati vairs nav vajadzīgi, bet tie nepieciešami Datu subjektam likumīgu prasību celšanai;
  • Datu subjekts ir iebildis pret apstrādi.
• Ja apstrāde ir ierobežota, šādus datus apstrādā tikai ar Datu subjekta piekrišanu vai lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgas prasības.
• Pirms ierobežojuma atcelšanas Pārzinis informē Datu subjektu.
• Datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai. Pārzinis aicina vispirms vērsties uz e-pasta adresi: gdpr@hortusdigital.com
• Datu subjekts var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu:
  • rakstveida formā klātienē Pārziņa telpās, uzrādot personu apliecinošu dokumentu;
  • elektroniskā pasta veidā, parakstot ar drošu elektronisko parakstu (uz gdpr@hortusdigital.com);
  • nosūtot pa pastu uz Pārziņa kontaktinformācijas adresi.
• Datu subjektam ir pienākums savā pieprasījumā precizēt datumu, laiku, vietu un citus apstākļus.
• Pēc pieprasījuma saņemšanas Pārzinis pārliecinās par personas identitāti un izvērtē pieprasījumu.

Kādus pasākumus Pārzinis pielieto, lai nodrošinātu personas datu aizsardzību?

• Pārzinis nodrošina, pastāvīgi pārskata un uzlabo personu datu aizsardzības pasākumus, izmantojot atbilstošus tehniskos un organizatoriskos līdzekļus.
• Pārzinis rūpīgi pārbauda visus pakalpojuma sniedzējus, kas Pārziņa vārdā apstrādā personas datus.
• Personas datu drošības incidenta gadījumā Pārzinis paziņos par to attiecīgajam Datu subjektam, izmantojot pieejamo kontaktinformāciju vai publiskojot informāciju tīmekļa vietnē.

6. Sīkdatņu izmantošana

6.1. Mūsu tīmekļa vietne izmanto sīkdatnes (cookies), lai nodrošinātu vietnes darbību, uzlabotu lietotāja pieredzi un analizētu apmeklējumu statistiku.
6.2. Izmantojam šādas sīkdatņu kategorijas: 

• Nepieciešamās sīkdatnes – nodrošina vietnes pamatfunkcijas (piemēram, sīkdatņu iestatījumu saglabāšanu). Šīs sīkdatnes nevar atspējot.
• Analītikas sīkdatnes – palīdz saprast, kā apmeklētāji lieto vietni (Google Analytics). Dati tiek apstrādāti anonimizētā veidā.
• Mārketinga sīkdatnes – izmanto, lai rādītu Jums atbilstošāku saturu un reklāmas.

6.3. Jūs varat pārvaldīt sīkdatņu iestatījumus jebkurā laikā, noklikšķinot uz “Pielāgot” sīkdatņu paziņojumā vai mainot pārlūkprogrammas iestatījumus.
6.4. Sīkdatņu glabāšanas ilgums atkarīgs no to veida – no sesijas beigām līdz 2 gadiem.