Ja jaunais darbinieks pirmajā darba dienā atnāk uz darbu un viņam nav sagatavots dators, konts vai nepieciešamās piekļuves, tas ir slikti. Cilvēks nevar normāli sākt darbu, kolēģi tērē laiku, bet IT steigā dara to, kam bija jābūt sagatavotam iepriekš.
Taču uzņēmumam ir vēl sliktāka situācija.
Darbinieks uzņēmumā vairs nestrādā, bet viņa konts joprojām ir aktīvs. Daļa piekļuves nav noņemtas. Nav īsti skaidrs, kāda iekārta viņam bija izsniegta, kur tā atrodas un kam jānodod darba faili vai cita uzņēmuma informācija.
Slikts onboarding ir redzams uzreiz.
Slikts offboarding var palikt nepamanīts daudz ilgāk.
Offboarding sākas ar informāciju, nevis ar konta bloķēšanu
IT komanda nevar korekti pabeigt darbinieka dzīves ciklu, ja tā nezina, ka cilvēks aiziet vai precīzi nezina, kad viņa piekļuve uzņēmuma videi vairs nav nepieciešama.
Tāpēc labs offboarding process sākas ar skaidru signālu starp cilvēkiem, kuri pārvalda darba attiecības, vadītāju un IT.
IT pusē ir jāzina vismaz, kurš lietotājs aiziet, kad tam jānotiek un kādi resursi ar šo cilvēku ir saistīti.
Tieši šeit parādās viens no pārvaldītas IT vides pamatiem – lietotāja konts nav atsevišķs objekts. Ar to ir saistītas piekļuves, licences, darba dati, aplikācijas un ierīces. Microsoft šo pieeju definē kā lietotāja Joiner-Mover-Leaver dzīves ciklu, kurā darbinieka pievienošanās, lomas maiņa un aiziešana ir pārvaldāmi procesi.
Konta izslēgšana vēl nav offboarding
Viena no vienkāršākajām kļūdām ir uztvert offboarding kā vienu darbību: deaktivizējam lietotāja kontu, un darbs ir pabeigts.
Ar to nepietiek.
Normālā procesā jābūt skaidrai atbildei vismaz uz četriem jautājumiem:
- kādas lietotāja piekļuves ir jāslēdz un kurā brīdī;
- kas notiek ar e-pastu, darba failiem un citu biznesam nepieciešamo informāciju;
- kādas uzņēmuma ierīces cilvēkam ir izsniegtas un vai tās ir atgrieztas;
- kuras licences un citas lietotājam piesaistītās tiesības vairs nav nepieciešamas.
Piekļuves ir jāaizver pareizajā brīdī
Svarīgs ir arī laiks.
Ja piekļuves aizver pārāk agri, darbinieks nevar pabeigt savu darbu vai nodot pienākumus. Ja tās paliek aktīvas ilgāk, nekā nepieciešams, uzņēmuma vidē paliek piekļuve cilvēkam, kuram tā vairs nav vajadzīga.
Tāpēc offboarding nevar balstīties uz principu “kāds no IT nodaļas pēc tam atcerēsies”.
Procesam jābūt saistītam ar konkrētu notikumu un konkrētu laiku.
Tas ir viens no iemesliem, kāpēc darbinieka dzīves cikla pārvaldībā HR un IT procesiem ir jābūt sasaistītiem. Microsoft Lifecycle Workflows paredz Joiner, Mover un Leaver procesu automatizāciju identitātēm un piekļuvēm.
Automatizācija šeit ir ļoti noderīga, taču tā neatrisina neskaidru procesu. Vispirms uzņēmumam jāzina, kam jānotiek. Tikai tad atkārtojamās darbības ir vērts automatizēt.
Uzņēmuma dati nedrīkst aiziet kopā ar lietotāju
Darbinieka kontā var atrasties informācija, kas uzņēmumam ir nepieciešama arī pēc viņa aiziešanas.
E-pasta sarakste. Darba faili. Dokumenti. Informācija par klientiem vai projektiem.
Tāpēc offboarding procesā nepietiek vienkārši izlemt, ka lietotājam vairs nav piekļuves. Ir jābūt skaidram, kas notiks ar biznesam nepieciešamo informāciju un kam tā tiks nodota.
Šeit īpaši labi redzama atšķirība starp tehnisku darbību un pārvaldītu procesu.
Tehniski kontu atslēgt var ātri.
Tas pats attiecas uz datoriem un citām ierīcēm
Ja uzņēmums nezina, kādas ierīces ir izsniegtas konkrētam cilvēkam, offboarding dienā šo informāciju sākt meklēt jau ir par vēlu.
Aktīvu uzskaite nav vajadzīga tikai grāmatvedībai.
Uzņēmumam jāzina, kādas darba ierīces tam pieder, kam tās ir izsniegtas un kas ar tām notiek visā dzīves ciklā. CIS aktīvu pārvaldības kontrole tieši uzsver uzņēmuma gala iekārtu un citu IT aktīvu uzskaiti un pārvaldību.
Kad darbinieks aiziet, iekārtai jāatgriežas pārvaldītā procesā – tā tiek saņemta atpakaļ, pārbaudīta un sagatavota nākamajam paredzētajam lietojumam.
Ja uzņēmums šo informāciju uztur tikai Excel failā, kas pēdējo reizi papildināts pirms gada, problēma nav pašā Excel. Problēma ir tā, ka uzņēmums faktiski nezina savas IT vides stāvokli.
Offboarding nav tikai IT atbildība
IT var izpildīt tehniskās darbības, bet IT viena pati nevar izlemt visu procesu.
Kādam ir jāpasaka, kad cilvēks aiziet. Vadītājam jāzina, kāda informācija un pienākumi jāpārņem. IT jāzina, kādas piekļuves un ierīces jāpārvalda.
Svarīgākais nav tas, kā uzņēmums nosauc konkrētās lomas savā procedūrā.
Svarīgi ir tas, lai nebūtu brīža, kurā visi pieņem, ka šo jautājumu nokārtos kāds cits.
Tieši tāpēc dokumentēts offboarding process ir daļa no IT pārvaldības, nevis vienreizējs administratora uzdevums.
Kāpēc tas ir kritiskāk par onboarding?
Ja onboarding neizdodas, problēma parasti ir redzama ļoti ātri.
Jaunais kolēģis nevar pieslēgties, nav sagatavota darba vieta vai trūkst piekļuves. Uzņēmums zaudē laiku, un problēmu sāk risināt.
Ar offboarding ir citādi.
Nepareizi aizvērta piekļuve pati par sevi var neradīt nevienu redzamu incidentu. Neatgriezta vai neuzskaitīta ierīce var nevienam netraucēt strādāt. Nepārņemti dati var kļūt par problēmu tikai pēc vairākiem mēnešiem, kad tie pēkšņi ir vajadzīgi.
Tāpēc offboarding kvalitāti nevar vērtēt pēc tā, vai aiziešanas dienā “nekas nenotika”.
Offboarding ir labs piemērs tam pašam principam.
Kad cilvēks jau ir aizgājis un pēc tam sākam meklēt viņa datoru, pārbaudīt aktīvos kontus vai mēģināt saprast, kur palika darba faili, IT atkal reaģē uz sekām.
Pārvaldītā vidē šīs darbības ir zināmas iepriekš.
Viens jautājums, ko ir vērts uzdot savā uzņēmumā
Ja uz šo jautājumu nav skaidras atbildes, problēma nav tikai vienā lietotāja kontā.
Nav līdz galam pārvaldīts pats process.
Tieši šādi lietotāju, piekļuves un darba vides dzīves cikla procesi ir daļa no pārvaldīta IT atbalsta uzņēmumiem, nevis kā atsevišķa tehniska darbība, bet kā ikdienā atkārtojams un kontrolējams process.
Kas notiek ar piekļuvēm, datiem un ierīcēm pēc darbinieka aiziešanas?
Sakārtotā IT vidē lietotāja piekļuves, ierīces un biznesa dati tiek pārvaldīti pēc skaidra procesa - ar noteiktiem atbildīgajiem un pārbaudāmu noslēgumu.
