Excel uzņēmumā nav problēma. Tas ir ļoti labs instruments aprēķiniem, analīzei, plānošanai un darbam ar datiem.
Problēma sākas tad, kad no viena vai vairākiem Excel failiem kļūst atkarīgs pats biznesa process.
Vienā tabulā tiek uzturētas cenas, citā — klientu pasūtījumi, vēl citā — noliktavas atlikumi. Informācija tiek pārsūtīta starp darbiniekiem, pārrakstīta citās sistēmās un beigās vēlreiz apkopota vadības atskaitei.
Šādā situācijā jautājums vairs nav par to, vai Excel ir labs rīks.
Vieniem datiem rodas vairākas versijas
Viens no pirmajiem signāliem ir situācija, kad vienai un tai pašai informācijai sāk veidoties vairākas versijas.
Piemēram, pārdošanas komandai ir savs cenu fails, iepirkumiem — savs, bet finanšu nodaļa izmanto vēl citu tabulu.
Kamēr izmaiņu ir maz, cilvēki spēj savā starpā vienoties, kura versija ir aktuāla. Uzņēmumam augot, tas kļūst arvien grūtāk.
Tas attiecas ne tikai uz cenām. Tie var būt klientu dati, preču informācija, pasūtījumi, krājumu atlikumi vai budžeta dati.
Dati tiek pārrakstīti no vienas vietas citā
Otrs signāls ir regulāra manuāla datu pārvietošana.
Klienta pasūtījums ienāk e-pastā. Darbinieks to ievada Excel. Vēlāk informācija tiek ievadīta grāmatvedības sistēmā. Noliktavai tiek sagatavota atsevišķa tabula.
Katrs solis atsevišķi var būt vienkāršs. Taču kopumā process ir sadalīts vairākās vietās un darbojas tikai tad, ja cilvēki katru reizi pareizi izpilda visas nepieciešamās darbības.
Ja klients maina pasūtījumu, jāatceras mainīt informāciju visur, kur tā jau ir nokļuvusi.
Jo vairāk šādu manuālu savienojumu, jo vairāk vietu, kur var rasties kļūdas.
Ar datiem vien nepietiek
Biznesa procesā ir svarīgi ne tikai dati. Ir arī noteikumi un atbildības.
Pārdevējs var ievadīt pasūtījumu, bet viņam ne vienmēr jābūt tiesībām mainīt klienta kredītlimitu. Iepirkumu speciālists var sagatavot pasūtījumu, bet noteiktos gadījumos tam nepieciešams apstiprinājums. Noliktavas darbinieks reģistrē preču kustību, bet nemaina finanšu uzstādījumus.
Jo vairāk cilvēku piedalās procesā, jo svarīgāk kļūst skaidri noteikt:
- kurš drīkst ievadīt un mainīt datus;
- kurš apstiprina konkrētas darbības;
- kurš ir atbildīgs par procesa nākamo soli;
- kur iespējams redzēt, kas un kad ir mainīts.
Brīvi rediģējamās tabulās šādas kontroles uzturēt kļūst arvien sarežģītāk.
Sistēma savieno procesa posmus
Apskatīsim vienkāršu pārdošanas procesu.
Klients veic pasūtījumu. Uzņēmumam jāzina viņa cena un apmaksas nosacījumi, jāpārbauda preču pieejamība, nepieciešamības gadījumā jāveic iepirkums, pēc piegādes jāizraksta rēķins un vēlāk jāreģistrē apmaksa.
Šie nav atsevišķi dati. Tie ir savstarpēji saistīti procesa posmi.
Tas nenozīmē, ka sistēma pati sakārtos uzņēmuma darbu.
Pirms ieviešanas joprojām jāatbild uz būtiskiem jautājumiem: kur rodas dati, kas par tiem atbild, kā notiek apstiprināšana un kādam jābūt pašam procesam.
Tas nenozīmē atteikties no Excel
Arī uzņēmumā, kurā darbojas ERP, Excel nekur nepazūd. Un tam nav jāpazūd.
Tas joprojām ir ļoti labs instruments analīzei, aprēķiniem, scenārijiem un darbam ar datiem.
Svarīgi ir tikai saprast tā lomu.
Kā saprast, ka robeža ir sasniegta?
Es sāktu ar dažiem praktiskiem jautājumiem.
- Vai vieniem un tiem pašiem datiem uzņēmumā ir vairākas versijas?
- Vai informācija regulāri tiek pārrakstīta no viena faila vai sistēmas citā?
- Vai process ir atkarīgs no konkrēta cilvēka zināšanām par to, kuru failu atvērt un ko tajā mainīt?
- Vai ir grūti noteikt, kurš un kad mainīja biznesam svarīgus datus?
- Vai vadības atskaites sagatavošanai regulāri jāsavāc informācija no vairākām atsevišķām tabulām?
Viena pozitīva atbilde vēl nenozīmē, ka uzņēmumam nepieciešama ERP sistēma.
Taču, ja šādas situācijas atkārtojas vairākos biznesa procesos, ir vērts vērtēt nevis nākamo Excel failu, bet pašu procesa organizāciju.
Sakārtot nevis Excel failus, bet pašu procesu
Ja uzņēmuma pamatdati un ikdienas procesi ir sadalīti starp tabulām, atsevišķām sistēmām un manuālām darbībām, nākamais solis ir saprast, kā procesam jādarbojas kopumā.
